PDCA

พวกเราทุกคนเคยได้ยินคำว่า PDCA กันหรือเปล่าครับ อาจจะเคยคุ้นหูเมื่อครั้งเริ่มงานใหม่ๆ อาจจะถูกหัวหน้าบอกไว้ว่า ทำงานให้ดีต้องทำ PDCA ด้วย ซึ่งหลายคนก็อาจจะสงสัยได้ เพราะไม่รู้ว่าทำ PDCA ไปเพื่ออะไร พอทำงานไปสักพักก็จะรู้ด้วยตัวเองจริงๆ ว่า PDCA นั้นหนีไม่ได้ ถ้าอยากจะทำงานแบบมืออาชีพ ให้งานสามารถเดินหน้าไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพไม่ว่าจะเป็นการทำ PDCA ในระดับองค์กร หรือ PDCA ในระดับส่วนตัว แล้ว PDCA นี้มันคืออะไรกัน  หากลองเปิดจากวิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี (Wiki)  จะพบความหมายดังนี้ PDCA หรือที่เรียกว่าวงจรเดมิง (อังกฤษ: Deming Cycle) หรือวงจรชูฮาร์ต (Shewhart Cycle) คือวงจรการควบคุมคุณภาพ ความหมายของ PDCA PDCA  คือ  วงจรที่พัฒนามาจากวงจรที่คิดค้นโดยวอล์ทเตอร์  ซิวฮาร์ท(Walter Shewhart )ผู้บุกเบิกการใช้สถิติสำหรับวงการอุตสาหกรรมและต่อมาวงจรนี้เริ่มเป็นที่รู้จักกันมากขึ้นเมื่อ เอดวาร์ด เดมมิ่ง (W.Edwards Deming) ปรมาจารย์ด้านการบริหารคุณภาพเผยแพร่ให้เป็นเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงกระบวนการทำงานของพนักงานภายในโรงงานให้ดียิ่งขึ้น และช่วยค้นหาปัญหาอุปสรรคในแต่ละขั้นตอนการผลิตโดยพนักงานเอง จนวงจรนี้เป็นที่รู้จักกันในอีกชื่อว่า “วงจรเด็มมิ่ง” ต่อมาพบว่า แนวคิดในการใช้วงจร PDCA นั้นสามารถนำมาใช้ได้กับทุกกิจกรรม     จึงทำให้เป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายมากขึ้นทั่วโลก   PDCA เป็นอักษรนำของศัพท์ภาษาอังกฤษ   4  คำคือ P : Plan        =     วางแผน D : Do         =     ปฏิบัติตามแผน C : Check     =     ตรวจสอบ / ประเมินผลและนำผลประเมินมาวิเคราะห์ A : Action     =     ปรับปรุงแก้ไขดำเนินการให้เหมาะสมตามผลการประเมิน การนำกระบวนการ PDCA ไปประยุต์ใช้ในการทำแผนเพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายในการประกันคุณภาพของคณะ Plan (วางแผน) หมายถึง การวางแผนการดำเนินงานอย่างรอบคอบ ครอบคลุมถึงการกำหนดหัวข้อที่ต้องการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง ซึ่งรวมถึงการพัฒนาสิ่งใหม่ๆ การแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน อาจประกอบด้วย การกำหนดเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน Plan การจัดอันดับความสำคัญของ เป้าหมาย กำหนดการดำเนินงาน กำหนดระยะเวลาการดำเนินงาน กำหนดผู้รับผิดชอบหรือผู้ดำเนินการและกำหนดงบประมาณที่จะใช้ การเขียนแผนดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของลักษณะ การดำเนินงาน การวางแผนยังช่วยให้เราสามารถคาดการณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต และช่วยลดความสูญเสียต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้ ฉะนั้น  P เราจะต้องมีแผน        1.วัตถุประสงค์เหมาะสม และสอดคลองกับแผนของคณะ/พันธกิจหรือไม่        2.มีการกำหนดผู้รับผิดชอบหรือไม่ (รายบคคล/คณะบคคล)        3.ระยะเวลาดำเนินการที่กำหนดไว้เหมาะสมหรือไม่        4.งบประมาณที่กำหนดเหมาะสมหรือไม่        5.มีการเสนอเพื่อขออนุมัติก่อนดำเนินการหรือไม่ Do (ปฏิบัติตามแผน) หมายถึง การดำเนินการตามแผน อาจประกอบด้วย การมีโครงสร้างรองรับ การดำเนินการ เช่น คณะกรรมการหรือหน่วยงานของคณะ ซึ่งคณะเราก็มีการจัดตั้งไว้อยู่แล้ว  จะต้องมีวิธีการ ดำเนินการ D เราต้องมีผลการดำเนินการตามแผน       1. มีการกำหนดขั้นตอนหรือวิธีการดำเนินการหรือไม่       2. มีผู้รับผิดชอบดำเนินการได้ตามกำหนดไว้หรือไม่       3.มีการประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องมากน้อยเพียงไร       4.สามารถดำเนินการตามระยะเวลาที่กำหนดได้หรือไม่       5.สามารถดำเนินการได้ตามงบประมาณที่กำหนดไว้หรือไม่ Check (ตรวจสอบการปฏิบัติตามแผน) หมายถึง การประเมินแผน อาจประกอบด้วย การประเมินโครงสร้างที่รองรับ การดำเนินการ การประเมินขั้นตอนการดำเนินงาน และการประเมินผลของ การดำเนินงานตามแผนที่ได้ตั้งไว้ โดยในการประเมินดังกล่าวสามารถ ทำได้เอง โดยคณะกรรมการที่รับผิดชอบแผนการดำเนินงานนั้น ๆ ซึ่งเป็นลักษณะของการประเมินตนเอง โดยไม่จำเป็นต้องตั้งคณะกรรมการ อีกชุดมาประเมินแผน หรือไม่จำเป็นต้องคิดเครื่องมือหรือแบบประเมิน ที่ยุ่งยากซับซ้อน C เราต้องมีการประเมินการดำเนินการ        1.ได้มีการกำหนดวิธี/รูปแบบการประเมินหรือไม่        2.มีรูปแบบของการประเมินเหมาะสมหรือไม่        3. ผลของการประเมินตรงกับวัตถุประสงค์ที่วางไว้หรือไม่        4.ปัญหา/จุดอ่อนที่พบในการดำเนินการมีหรือไม่        5.ข้อดี/จุดแข็ง ของการดำเนินการมีหรือไม่ Act (ปรับปรุงแก้ไข) การนำระบบ PDCA มาใช้ในกระบวนการดำเนินงาน ความหมายของ PDCA           วงจรการบริหารงานคุณภาพ ประกอบด้วย P = Plan        คือการวางแผนจากวัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่ได้กำหนดขึ้น D = Do          คือการปฏิบัติตามขั้นตอนในแผนงานที่ได้เขียนไว้อย่างเป็นระบบและมีความต่อเนื่อง C = Check      คือ การตรวจสอบผลการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนของแผนงานว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้น จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงแก้ไขแผนงานในขั้นตอนใดบ้าง A = Action     คือ การปรับปรุงแก้ไขส่วนที่มีปัญหา หรือถ้าไม่มีปัญหาใดๆ ก็ยอมรับแนวทางการปฏิบัติตามแผนงานที่ได้ผลสำเร็จ เพื่อนำไปใช้ในการทำงานครั้งต่อไป        เมื่อได้แผนงาน (P) นำไปปฏิบัติ (D) ระหว่างปฏิบัติก็ดำเนินการตรวจสอบ(C) พบปัญหาก็ทำการแก้ไขหรือปรับปรุง (A) การปรับปรุงก็เริ่มจากการวางแผนก่อน วนไปเรื่อยๆ จึงเรียกวงจรPDCA ประโยชน์ของ PDCA มีดังนี้ 1. การวางแผนงานก่อนการปฏิบัติงาน จะทำให้เกิดความพร้อมเมื่อได้ปฏิบัติงานจริง การวางแผนงานควรวางให้ครบ 4 ขั้น ดังนี้           1) ขั้นการศึกษา คือการวางแผนศึกษาข้อมูล วิธีการ ความต้องการของตลาด ข้อมูลด้านวัตถุดิบ ด้านทรัพยกรที่มีอยู่หรืองเงินทุน เป็นต้น           2) ขั้นเตรียมงาน คือการวางแผนเตรียมงานด้านสถานที่ การออกแบบผลิตภัณฑ์ ความพร้อมของพนักงาน อุปกรณ์ เครื่องจักร วัตถุดิบ เป็นต้น           3) ขั้นดำเนินงาน คือการวางแนวทางการปฏิบัติงานของแต่ละส่วนแต่ละฝ่าย เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย ฝ่ายโฆษณา เป็นต้น           4) ขั้นการประเมินผล คือการวางแผนหรือเตรียมการประเมินผลอย่างเป็นระบบ เช่น ประเมินจากยอดการจำหน่าย ประเมินจากคำติชมของลูกค้า หรือประเมินจากเครื่องมือที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะ เพื่อให้ผลทีได้จากการประเมินเกิดความเที่ยงตรง 2. การปฏิบัติตามแผนงาน ทำให้ทราบขั้นตอน วิธีการ และสามารถเตรียมงานล่างหน้าหรือทราบอุปสรรคล่วงหน้าด้วย ดังนั้น การปฏิบัติงานก็จะเกิดความราบรื่น และเรียบร้อย นำไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้ 3. การตรวจสอบ ให้ได้ผลที่เที่ยงตรงเชื่อถือได้ ประกอบด้วย           3.1 ตรวจสอบจากเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้           3.2 มีเครื่องมือที่เชื่อถือได้           3.3 มีเกณฑ์กการตรวจสอบที่ชัดเจน           3.4 มีกำหนดเวลาการตรวจที่แน่นอน           3.5 บุคลกรที่ทำการตรวจสอบต้องได้รับการยอมรับจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเมื่อการตรวจสอบได้รับการยอมรับ การปฏิบัติงาน ขั้นต่อไปก็ดำเนินต่อไปได้ 4. การปรังปรุงแก้ไข ข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนใดก็ตาม เมื่อมีการปรับปรุงแก้ไขคุณภาพก็จะเกิดขึ้น ดังนั้น วงจรPDCA จึงเรียกว่า วงจรบริหารงานคุณภาพ ประเภทของแผนงาน 1. การวางแผนงานตามระยะเวลา ได้แก่           1.1 แผนงานประจำปี (Year Plan) เป็นแผนงานที่เขียนขึ้นเพื่อวางแนวทางการปฏิบัติงานตลอดทั้งปี หน่วยงานหรือองค์กรขนาดใหญ่ที่คำนึงถึงความมั่นคงในอนาคต จะทำแผนงานระยะ 5 ปี หรือ 10 ปี เช่น           - แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติเป็นแผนงานระยะ5 ปี           - แผนงานลงทุนของบริษัทมหาชน เป็นแผนงงานระยะ 10 ปี           - แผนการพัฒนาการศึกษาของไทย เป็นแผนงานระยะ 10 ปี           1.2 แผนงานประจำไตรมาส เป็นแผนงานที่เขียนขึ้นเพื่อกำหนดแนวทางการปฏิบัติงานระยะเวลา 3 เดือน ตามเกณฑ์ประเมินผลทางเศรษฐกิจของกระทรวงพาณิชย์ นอกจากนี้บุคลากรหรือหน่วยงานจะต้องเขียนแผนดำเนินงานในส่วนของหน่วยงาน โดยการกำหนดระยเวลา 1 เดือน หรือ 1 สัปดาห์ 2. การแบ่งแผนงานตามความรับผิดชอบ ได้แก่           2.1 แผนงานส่วนบุคคล (Personal Plan) บุคคลที่สามารถสร้างสรรค์ผลงานคุณภาพจะต้องมีแผนงานของตนเอง เริ่มจากแผนงานระยะเวลา 1-5 ปี เพื่อเตรียมความพร้อมด้านการศึกษา ด้านเงินทุน ด้านสังคมและด้านอื่นๆ ที่เป็นองค์ประกอบของการสร้างผลงาน แผนปฏิบัติงานตามความคิดสร้างสรรค์รวมถึงกลยุทธ์เพื่อแก้ปัญหาและหาแนวทางไปสู่ความสำเร็จ           2.2 แผนงานขององค์กร หรือหน่วยงาน 3. การแบ่งแผนงานตามลักษณะการใช้งาน ได้แก่           3.1 แผนงานหลัก Master Plan เป็นแผนงานขององค์กร ได้กำหนดเป้าหมายนโยบาย วัตถุประสงค์ขององค์กร ทุกหน่วยงานต้องทำตามและเขียนแนวทางการดำเนินงานโดยรวมขององค์กร โดยมิได้กำหนดวิธีการทำงาน           3.2 แผนปฏิบัติการ (Action Plan) เป็นแผนปฏิบัติงานเฉพาะส่วนเฉพาะงาน หรือเฉพาะกิจ ที่เขียนขึ้นเพื่อเสริมให้หน่วยงานบรรลุเป้าหมายของแผนงานหลักหรือขององค์กรแผนปฏิบัติการจะมีรายละเอียดมากที่สุดเพราะเป็นแนวทางการดำเนินงานสู่เป้าหมาย           3.3 แผนกลยุทธ์ (Strategic Plan) เป็นแผนปฏิบัติงานที่เขียนขึ้นอย่างเร่งด่วนเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นโดยมิได้คาดหมาย เนื่องจากเกิดการเปลี่ยนแปลงหรือมีเหตุการณ์แทรกซ้อนทำให้ผลงานหรือคุณภาพลดลงหากไม่ทำการแก้ไข           3.4 แผนปรับปรุงงาน เป็นการวางแผนอย่างต่อเนื่องจากการปรับปรุงงานตามแผนงานหลักแล้วพบปัญหาหรือข้อบกพร่อง การนำ PDCA มาใช้ในการปฏิบัติงาน          การนำ PDCA cycle มาใช้ในกระบวนการปฏิบัติงานจะทำอย่างไรเพื่อให้ได้ผลและมีประสิทธิภาพ ทำอย่างไรให้บุคลากรในองค์กรมีความเข้าใจและตระหนักในการนำ PDCA cycle มาใช้ขับเคลื่อนสำหรับการปฏิบัติงานของตน ดังนั้นจึงขออธิบายนิยามของ PDCA cycle ดังรายละเอียดต่อไปนี้                            P ( Plan) P = Priority & Purpose & Plan                            D ( Do) D = DO = Directing & Organizing                            C (Check) C = Check & Control & Continue                            A ( Act ) A = Adjust plan & Action to improvement 1. P คือ การวางแผน (Plan) การทำงาน ซึ่งเราต้องรู้ว่า เราจะให้ใครทำ (Who) ทำอะไร (What) ทำที่ไหน (Where) ทำเมื่อไหร่ & มีเวลาเท่าไหร่ (When) ทำอย่างไร (How) ภายใต้งบประมาณเท่าไหร่ (How much) ให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ (Purpose) ปัญหา มันเริ่มต้นจาก คน 1 คน ไม่ได้มีงานเดียว ทุกๆ คน มีทั้งงานด่วน งานแทรก งานของหัวหน้า งานของเพื่อน สารพัดงานที่มะรุมมะตุ้มกันเข้ามา และที่วุ่นวายมากขึ้นไปอีก ก็คือ หากองค์กรนั้นมีหลายนาย ซึ่งแต่ละนาย ก็สุดที่จะเอาแต่ใจตัวเอง เอาใจไม่ถูก ดังนั้นคนทำงานจึงเริ่มรวน ไม่รู้จะทำงานไหนก่อน พอจะเริ่มทำงานนั้น เอ้า ผู้ร่วมงานถูกดึงไปทำอย่างอื่น งาน รันต่อไม่ได้ พอทำงานหนึ่งเสร็จ เอ้า เวลาไม่พอที่จะทำงานถัดไป ต้องปรับ How (ปรับวิธีการ) อีกแล้ว แต่การปรับ How แบบเหลือเวลาทำงานน้อย ๆ มักจะทำได้ยาก สุดท้ายทีมงานก็ต้องวกกลับมาปรึกษาหัวหน้าทีมอีกครั้ง สำหรับปัญหาเหล่านี้ หากจะแก้ ต้องทำให้ความผันผวนของการดำเนินตามแผนงานมีให้น้อยลง ซึ่งคนที่เป็นหัวหน้าทีม จำเป็นต้อง Priority งานทุกๆ งาน ต้องกำหนดเป้าหมาย (Purpose) ของแต่ละงานไว้ชัดเจน แล้วจึงทำการวางแผนงาน (Plan) และหากต้องการให้ทีมงานปรับตัวได้เร็ว หัวหน้าทีมจะต้องสอน (Coaching) วิธีคิดให้กับทีมงานด้วย ในขณะเดียวกัน หัวหน้าทีมต้องปรับแผนงานเร็ว เพื่อที่จะได้นำพาทีมงาน ทำงานให้สามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้ 2. D คือ การลงมือทำ (Do) ปัญหา มันเริ่มต้นจากความไม่ชัดเจนของหลายสิ่งหลายอย่าง เช่น แม้ว่าตอนวางแผน จะบอกว่า ให้ใครทำ ให้ฝ่ายไหนทำบ้าง แต่ไม่ได้ระบุไปว่าใครเป็นเจ้าภาพหลัก ทำให้ทีมงานเกี่ยงงานกันได้ง่าย ยิ่งหากไม่ชอบขี้หน้ากันด้วยแล้ว งานยิ่งไม่เดินเลย หรือ ในตอนวางแผนบอกว่า จะต้องใช้อุปกรณ์แบบนี้ เท่านี้ แต่พอทำจริง ปริมาณไม่พอใช้ เพราะตอนวางแผน มองว่างบประมาณไม่พอเลยตัดโน่น ตัดนี่จนความเป็นจริง เกิดความไม่เพียงพอต่อการทำงาน ดังนั้น การแก้ปัญหาเหล่านี้ สิ่งที่ต้องทำในฐานะหัวหน้าทีมงาน ก็คือ การระมัดระวังในการนำทีม (Directing) ซึ่งจะเกี่ยวข้อง กับเรื่อง วิธีการสื่อสาร (Communication) การจูงใจให้ทีมงานอยากทำงาน (Motivation) และหัวหน้าทีมยังต้องทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษา (Consulting) ให้กับทีมงานด้วย รวมถึง ต้องมีการจัดกำลังคน และจัดเตรียมทรัพยากรให้เพียงพอต่อการดำเนินงาน (Organizing) ให้ดี ก่อนที่จะดำเนินการลงมือทำ (Do) 3. C คือ การตรวจสอบ งาน (Check) ปัญหา มันเริ่มต้นจาก การตรวจสอบนั้นทำได้ง่าย แต่การนำข้อมูลที่ตรวจสอบไปใช้ ควบคุม การทำงานของส่วนงานนั้นๆ มักเป็นไปอย่างเชื่องช้า หรือ ไม่ได้นำไปใช้เลย และเมื่อเวลาผ่านไป พนักงานจะมองว่า การตรวจสอบของเขานั้น ไม่เห็นมีความจำเป็นต้องทำเลย ไม่นานพวกเขาก็จะเลิกทำการตรวจสอบงาน ดังนั้นแนวทางแก้ไข คือ หัวหน้าทีมงาน จะต้องเป็นผู้รับรู้ผลของการตรวจสอบงาน (Check) ของส่วนงานในสังกัดทั้งหมด เพื่อจะได้ทำการ เป็นผู้ประสานงาน (Coordinator) นำข้อมูล ไปใช้ในการควบคุม ( Control ) ให้ผลงานเป็นตามแผน และหัวหน้างานยังจำเป็นต้องดำเนินการ ติดตาม การตรวจสอบงาน และควบคุมผลงาน อย่าง ต่อเนื่อง (Continue) สม่ำเสมอ เพื่อทำให้ทีมงาน เห็นถึงความสำคัญของงาน 4. A คือ การปรับปรุง แก้ไข งานให้ดีขึ้น (Act) ปัญหา คือ ในกรณีที่ผลงานออกมาไม่ได้ตามเป้าหมาย ก็ไม่มีใครทำอะไรต่อ และยิ่งงานได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ พนักงานก็จะทำเหมือนเดิม ซึ่งทำให้องค์กรไม่พัฒนา ดังนั้นแนวทางแก้ไข คือ กรณีที่ทำงานไม่ได้เป้าหมาย หัวหน้าทีมงาน จะต้องทำการปรับแผนงาน (Adjust plan) โดยเน้นในประเด็นวิธีการ (How) และในกรณีที่ทำได้ตามแผนที่กำหนดไว้ หัวหน้าทีมงาน จำเป็นที่จะต้องทำการ สั่งการ (Command) ให้ทุกฝ่าย ตั้งเป้าหมายให้สูงขึ้น เพื่อที่องค์กรจะได้พัฒนาต่อไปไม่สิ้นสุด (Action to improvement) PDCA (Plan-Do-Check-Act) PDCA (Plan-Do-Check-Act) เปนกิจกรรมพื้นฐานในการพัฒนาประสิทธิภาพและคุณภาพของการดําเนินงาน ซึ่งประกอบดวยขั้น ตอน 4 ขั้น คือวางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ-ปรับปรุงการดําเนินกิจกรรม PDCA อยางเปนระบบใหครบวงจร อยางตอเนื่อง หมุนเวียนไปเรื่อย ๆ ยอมสงผลใหการดําเนินงานมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพเพิ่มขึ้น โดย ตลอดวงจร PDCA นี้ไดพัฒนาขึ้นโดยดร.ชิวฮารท ตอมา ดร.เดมมิ่งไดนํามาเผยแพรจนเปนที่รจู ักกันอยาง แพรหลายขั้นตอนแตละขั้นของวงจร PDCA มีรายละเอียดดังนี้ 1. Plan (วางแผน) หมายความรวมถึงการกําหนดเปาหมาย / วัตถุประสงคในการดําเนินงานวิธีการ และขั้นตอนที่จําเปนเพื่อใหการดําเนินงาน บรรลุเปาหมายในการวางแผนจะตองทําความเขาใจกับเปาหมาย วัตถุประสงคใหชัดเจน เปาหมายที่กําหนดตองเปนไปตามนโยบาย วิสัยทัศนและพันธกิจขององคกรเพื่อกอ ใหเกิดการพัฒนาที่เปนไปในแนวทางเดียวกันทั่วทั้งองคกรการวางแผนในบางดานอาจจําเปนตองกําหนด มาตรฐาน ของวธิีการทํางานหรือเกณฑมาตรฐานตาง ๆ ไปพรอมกันดวยขอกําหนดที่เปนมาตรฐานนี้จะชวยใหการวางแผนมีความสมบูรณยิ่งขึ้น เพราะใชเปน เกณฑในการตรวจสอบไดวาการปฏิบัติงานเปนไปตามมาตรฐานที่ไดระบุไวในแผนหรือไม 2. DO (ปฏิบัติ) หมายถึงการปฏิบัติใหเปนไปตามแผนที่ไดกําหนดไวซึ่งกอนที่จะปฏิบัติงานใด ๆ จํา เปนตองศึกษาขอมูลและเงื่อนไขตาง ๆ ของ สภาพงานที่เกี่ยวของเสียกอน ในกรณีที่เปนงานประจําที่เคย ปฏิบัติหรือเปนงานเล็กอาจใชวิธีการเรียนรูศึกษาคนควาดวยตนเองแตถาเปนงานใหมหรืองานใหญที่ตอง ใชบุคลากรจํานวนมากอาจตองจัดใหมีการฝกอบรม กอนที่จะปฏิบัติจริงการปฏิบัติจะตองดําเนินการไปตาม แผน วิธีการและขั้นตอน ที่ไดกําหนดไวและจะตองเก็บรวบรวมและบันทึกขอมูลที่เกี่ยวของกับการปฏิบัติ งานไวดวยเพื่อใชเปนขอมูลในการดําเนินงานในขั้นตอนตอไป 3. Check (ตรวจสอบ) เปนกิจกรรมที่มีขึ้นเพื่อประเมินผลวามีการปฏิบัติงานตามแผน หรือไมมีปญหา เกิดขึ้นในระหวางการปฏิบัติงานหรือไมขั้นตอนนี้มีความสําคัญ เนื่องจากในการดําเนินงานใด ๆ มักจะเกิด ปญหาแทรกซอนที่ทําใหการดําเนินงานไมเปนไปตามแผนอยูเสมอ ซึ่งเปนอุปสรรคตอประสิทธิภาพและ คุณภาพของการทํางาน การติดตาม การตรวจสอบ และการประเมินปญหาจึงเปนสิ่งสําคัญที่ตองกระทําควบ คูไปกับการดําเนินงาน เพื่อจะไดทราบขอมูลที่เปนประโยชนในการปรับปรุงคุณภาพ ของการดําเนินงานตอ ไปในการตรวจสอบ และการประเมินการปฏิบัติงาน จะตองตรวจสอบดวยวาการปฏิบัตินั้น เปนไปตาม มาตรฐานที่กําหนดไวหรือไมทั้งนี้เพื่อเปนประโยชนตอการพัฒนาคุณภาพ ของงาน 4. Act (การปรับปรุง) เปนกิจกรรมที่มีขึ้นเพื่อแกไขปญหาที่เกิดขึ้นหลังจากไดทําการตรวจสอบแลว การปรับปรุงอาจเปนการแกไขแบบเรงดวน เฉพาะหนา หรือการคนหาสาเหตุที่แทจริงของปญหา เพื่อปอง กันไมใหเกิดปญหาซ้ํารอยเดิม การปรับปรุงอาจนําไปสูการกําหนดมาตรฐานของวิธีการ ทํางานที่ตางจากเดิม เมื่อมีการดําเนินงานตาม วงจร PDCA ในรอบใหมขอมูลที่ไดจากการปรับปรุงจะชวยใหการวางแผนมีความสมบูรณ และมีคุณภาพ เพิ่มขึ้นไดดวย การบริหารงานในระดับตาง ๆ ทุกระดับตั้งแตเล็กสุดคือการปฏิบัติงานประจําวันของบุคคลคนหนึ่ง จนถึงโครงการในระดับใหญที่ตองใชกําลังคนและเงินงบประมาณจํานวนมากยอมมีกิจกรรม PDCA เกิดขึ้น เสมอโดยมีการดําเนินกิจกรรมที่ครบวงจรบางไมครบวงจรบางแตกตางกัน ตามลักษณะงานและและสภาพ แวดลอมในการทํางาน ในแตละองคกรจะมีวงจร PDCA อยูหลาย ๆ วงวงใหญสุดคือวงที่มีวิสัยทัศนและ แผนยุทธศาสตรขององคกรเปนแผนงาน (P) แผนงานวงใหญอาจครอบคลุมระยะเวลาตอเนื่องกันหลายปจึง จะบรรลุผลการจะผลักดันใหวิสัยทัศนและแผนยุทธศาสตรขององคกรปรากฏเปนจริงไดจะตองปฏิบัติ (P) โดยนําแผนยุทธศาสตรมากําหนดเปนแผนการปฏิบัติงาน ประจําปของหนวยงานตาง ๆ ขององคกรแผนการ ปฏิบัติงานประจําปจะกอใหเกิดวงจร PDCA ของหนวยงานขึ้นใหมหากหนวยงานมีขนาดใหญมีบุคลากรที่ เกี่ยวของจํานวนมากก็จะตองแบงกระจายความรับผิดชอบไปยังหนวยงานตาง ๆ ทําใหเกิดวงจร PDCA เพิ่ม ขึ้นอีกหลาย ๆ วงโดยมีความเชื่อมโยงและซอนกันอยูการปฏิบัติงานของหนวยงาน ทั้งหมดจะรวมกันเปน (D) ขององคกร นั้น ซึ่งองคกรจะตองทําการติดตามตรวจสอบ (C) และแกไขปรับปรุงจุดที่เปนปญหาหรือ อาจตองปรับแผนใหมในแตละป (A) เพื่อใหวิสัยทัศนและแผนยุทธศาสตรระยะยาวนั้นปรากฎเปนจริงและ ทําใหการดําเนินงานบรรลุเปาหมายและวัตถุประสงครวมขององคกรไดอยางมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพ