หัวหน้างานที่ลูกน้องยอมรับ

บันได 4 ขั้นเพื่อก้าวเป็นหัวหน้างานที่ลูกน้องยอมรับ ขั้นที่ 1 ขยันทุ่มเท เรียนรู้งาน ใฝ่รู้อยู่เสมอ      การที่เราจะก้าวขึ้นเป็นหัวหน้างานขั้นต้นได้นั้น เราต้องเป็นคนขยันที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆด้วยความตั้งใจ รู้ให้จริง ไม่ใช่รู้แค่ทำงานส่งเฉพาะหน้า “มากกว่านี้ฉันเบื่อแล้ว งานนี้ฉันไม่ชอบเลย บันทึกทำไมก็ไม่รู้ข้อมูลเยอะแยะไปหมด ปวดหัวกับตัวลขเหลือเกิน” เราต้องทำงานเก่าให้สำเร็จ ใฝ่ใจเรียนรู้งานใหม่อยู่เสมอๆ และต้องทำด้วยความทุ่มเทให้เวลากับงานให้มาก โดยเฉพาะช่วงเริ่มต้นของการทำงาน เพราะเรายังไม่มีประสบการณ์ เรายังมีข้อมูลเพียงเล็กน้อย ยิ่งเราใฝ่รู้มากเท่าไร ยิ่งเรียนรู้ได้มากเท่าไร ก็จะทำให้การแก้ไขปัญหาต่างๆ ถูกต้องรวดเร็วยิ่งขึ้น ขั้นที่ 2 รู้จักถ่ายทอดความรู้ สอนงานเป็น ให้คนอื่นทำงานแทนได้      การที่เราจะเรียนรู้งานใหม่ๆ ได้ งานเก่าเราต้องรู้จักถ่ายทอด สอนให้คนอื่นหรือลูกน้องได้ทำหน้าที่แทนเราได้ ไม่หวงงาน ไม่กลัวว่าคนอื่นจะรู้งานมากกว่า เมื่อเรารู้งานเดิมแล้ว เราต้องสามารถนำเสนอสอนให้คนอื่นเข้าใจกระบวนการขั้นตอน ดังนั้น สิ่งที่เราจำเป็นต้องฝึกฝนคือ การเขียนและการพูด  - การเขียนเพื่อถ่ายทอดกระบวนการขั้นตอนในการทำงานให้เกิดความชัดเจน ปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง ไม่ทำผิดวิธี  - การพูดเพื่อสร้างความเข้าใจ อธิบายเพิ่มเติม และตรวจสอบว่า ผู้ปฏิบัติทำถูกต้องตามที่เขียนกำหนดไว้หรือไม่ ทั้ง 2 ขั้นตอน เราสามารถที่จะเรียนรู้และพัฒนาตนเองได้ โดยต้องค่อยๆ ฝึกฝนเหมือนมีดที่ลับคมอยู่เสมอ ขั้นที่ 3 รวบรวมข้อมูล คิดวิเคราะห์ ตัดสินใจแก้ไขปัญหา      เราในฐานะคนทำงาน หรือหัวหน้างานก็ตาม ต้องเรียนรู้วิธีการเสาะแสวงหาข้อมูล เพื่อรวบรวมประมวลผล แล้วคิดวิเคราะห์ เพราะทุกวิธีการ ทุกทางเลือกมีทั้งข้อดีและข้อเสียที่ต้องตัดสินใจว่า จะเลือกวิธีใดในการแก้ไขปัญหา หัวหน้างานที่ดีต้องตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่ถูกต้อง ซึ่งอาจจะมีผิดพลาดบ้าง ก็ต้องรับผิดชอบและเป็นบทเรียนที่ต้องเรียนรู้แก้ไขในครั้งต่อไป      ในการปฏิบัติงานจริง ก่อนที่จะตัดสินใจแก้ไขปัญหาใดๆ ก็ตาม ควรจะได้ไปดูสถานที่ทำงานจริงดูว่า ปัญหาที่เกิดขึ้นสภาพความเป็นจริงเป็นอย่างไร จะช่วยทำให้การตัดสินใจของเรามีความชัดเจนและตัดสินใจได้ถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งตรงกับแนวคิดในการบริหารของชาวญี่ปุ่น ที่จะบอกให้เราได้ไปดูการปฏิบัติงานจริงเพื่อให้ได้ข้อมูล ที่ถูกต้องประกอบการตัดสินใจ ไม่ใช่นั่งอยู่แต่ที่โต๊ะทำงาน โดยใช้ หลักบริหาร 3 Gen ได้แก่ 1) Genba สถานที่เกิดเหตุจริง 2) Genbutsu ใช้ข้อเท็จจริง 3) Genjitsu สถานการณ์จริง ขั้นที่ 4 วางแผนบริหารงาน บริหารคน อย่างเป็นธรรม และเป็นตัวอย่างที่ดี      สิ่งที่ยากที่สุดในการเป็นผู้นำในการก้าวสู่ตำแหน่งหัวหน้างาน หรือผู้จัดการ คือ การวางแผนการทำงาน การจัดลำดับความสำคัญก่อนหลัง การมอบหมายงานและคอยติดตามผล ซึ่งต้องทำให้งานบรรลุผลสำเร็จ ตามกรอบที่ผู้บริหารมอบหมาย      ผู้บริหารโดยเฉพาะชาวญี่ปุ่น มักจะเน้นย้ำวิธีการทำงานที่ควรจะต้องมีการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง โดยใช้วงจร PDCA (Plan / Do / Check / Action) รวมถึง ต้องการให้มีความรับผิดชอบในงานที่ได้รับมอบหมาย มีการสื่อสารให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงความคืบหน้าในงานที่รับมอบหมาย ไม่ใช่รายงานเมื่อถึงกำหนดเวลาการส่งงาน แล้วจึงมารายงานว่างานไม่เสร็จ หรืองานเกิดปัญหา      ผู้บริหารชาวญี่ปุ่นมองว่าคนไทยขาดทักษะในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่ชาวญี่ปุ่น ใช้คำว่า “โฮ เรน โซ (Hou Ren Sou)” โดยมีที่มาจากคำ 3 คำ คือ Hou = houkoku or report หมายถึง การรายงาน การให้ข้อมูลของผู้ใต้บังคับบัญชาต่อผู้บังคับบัญชา ต้องไม่แจ้งข้อมูลเท็จ ต้องรายงานอย่างตรงไปตรงมา Ren = renraku or frequent communication หมายถึง การประสานงาน การให้ข้อมูลของหัวหน้าฝ่ายหนึ่งต่อหัวหน้าอีกฝ่ายหนึ่ง ต้องไม่แจ้งข้อมูลเท็จเหมือนกัน และควรแสดงความเป็นมิตรประสานประโยชน์ในการทำงานร่วมกัน Sou = soudan or discussion หมายถึง การปรึกษา การให้ข้อมูลของเพื่อนสู่เพื่อน แน่นอนว่าไม่แจ้งข้อมูลเท็จ ควรมีการพูดจากันอย่างเปิดอก แสดงความคิดสร้างสรรค์ในการแก้ปัญหาอย่างตรงไปตรงมา เมื่อรวมทั้งสามคำ คำว่า Hou Ren Sou = Spinach หมายถึง ผักโขม ที่ป๊อบอายกินเข้าไปปุ๊บเกิดพละกำลังต่อสู้ปัญหาพลิกจากหน้ามือเป็นหลังมือ การสื่อสารที่มีคุณภาพจะนำไปสู่พลังที่เข้มแข็ง นำไปสู่ความเข้าใจที่ตรงกัน นำไปสู่สภาวะของความสามัคคี นำพาทุกคนแก้ไขปัญหาด้วยสติปัญญา ด้วยความร่วมมือร่วมใจ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายขององค์กรเสมอ         อาจจะมีคำถามว่า ทั้ง 4 ขั้นตอนนี้ต้องใช้เวลานานหรือไม่ การก้าวขึ้นเป็นหัวหน้างานขั้นต้นนั้น อาจใช้เวลา 3 – 5 ปี ขึ้นอยู่กับความสามารถของพนักงาน ความสลับซับซ้อนของงานและองค์กร และต้องใช้เวลาอีก 3 – 5 ปีในการก้าวขึ้นเป็นผู้จัดการ ซึ่งเราต้องพัฒนางานในขั้นตอนที่ 4 ให้มากยิ่งขึ้น         เรามักพบว่า หัวหน้างานหรือผู้จัดการที่ไม่ประสบความสำเร็จ มักเกิดจากคุณลักษณะส่วนตัวและพฤติกรรมการกระทำที่ไม่เหมาะสมซึ่งเป็นเรื่องส่วนตัว แต่เกี่ยวข้องกับงาน ทำให้ลูกน้องประเมินว่าไม่เหมาะสม ทำให้ขาดความเชื่อถือไว้วางใจ ไม่ให้ความร่วมมือ ดังนั้น พฤติกรรมการกระทำต่างๆ ที่เป็นตัวอย่างไม่ดี มีความลำเอียง ไม่ให้ความเป็นธรรม ฟังความไม่รอบด้าน เชื่อคนง่ายทำให้ตัดสินใจผิดๆ สิ่งต่างๆ เหล่านี้ อาจจะแก้ไขยากสำหรับบางคน ที่ไม่เปิดใจยอมรับ เพราะเพียงถ้าเรารับฟังคำแนะนำตักเตือนจากเพื่อนร่วมงาน จากคนรอบข้าง แล้วนำไปแก้ไขปรับปรุง การเข้ารับการอบรมโดยให้วิทยากรหรือคนอื่นมาชี้แนะก็ไม่มีความจำเป็น          ต่อไปนี้เป็นพฤติการณ์การกระทำซึ่งลูกน้องมักจะซุบซิบนินทาหัวหน้างาน ว่า “ได้แต่ชี้นิ้ว หิ้วอีหนู หูเบา ตาบอด เจ้าอารมณ์ ข่มขู่ลูกน้อง จ้องจับผิด คิดแต่ได้ ดีแต่ใช้ ได้แต่จำกัดสิทธิ มิเหลียวแลยามเจ็บไข้”สิ่งเหล่านี้มักจะติดตัวเป็นนิสัยเสียที่แก้ไขยาก แม้จะได้รับการอบรมอย่างไร ก็ไม่ได้นำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในการทำงาน ทำให้ชีวิตการทำงานในอนาคตของท่านไม่ได้รุ่งโรจน์สดใสเหมือนที่วาดฝันไว้ เมื่อข้าพเจ้าพบเห็นคนสองคนเดินสวนทางมา คนหนึ่งเป็นคนดี อีกคนหนึ่งเป็นคนเลว คนสองคนเป็นครูของข้าพเจ้าได้เท่าๆกัน พบเห็นคนดี ข้าพเจ้าพยายามเอาอย่างเขา พบเห็นคนเลว ข้าพเจ้าพยายามไม่เอาอย่างเขา                          (ขงจื๊อ)