OJT

เทคนิคการพัฒนาพนักงานด้วยการฝึกอบรมในงาน (OJT)           การฝึกอบรมพนักงานให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นหน้าที่สำคัญของหัวหน้างาน เพราะถ้าพนักงานทำงานได้อย่างดี ไม่มีข้อผิดพลาด และทำงานได้สำเร็จตามเป้าหมาย หัวหน้างานย่อมได้รับประโยชน์จากผลงานนั้นด้วย ย่อมเป็นภาระของหัวหน้างานนั้นเอง ในการทำงานและแก้ไขข้อบกพร่องของงานนั้น ๆ ให้หมดสิ้นไป           การที่จะพัฒนาพนักงานให้ทำงานได้ดีนั้น หัวหน้างานต้องกระตุ้นพนักงานให้มีปัจจัย 3 ประการ คือ แนวคิดและทัศนคติ ความตั้งใจ และความสามารถ ถ้าพนักงานมีแนวคิดและทัศนคติที่ดีต่อการทำงาน บวกกับความตั้งใจที่จะทำงานให้สำเร็จ  และมีความสามารถในการทำงานนั้นด้วย ย่อมส่งผลให้การทำงานของพนักงานมีความก้าวหน้าขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย หัวหน้างานจึงมีหน้าที่ในการผลักดันให้พนักงาน นำปัจจัยทั้ง 3 ประการออกมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ  ในการเพิ่มความสามารถของพนักงานนั้น ทำได้ด้วยการอบรม ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ด้าน คือ      1. การฝึกอบรมในงาน (On the Job Training) เป็นการฝึกอบรมชี้แนะไปพร้อม ๆ กับการทำงานอย่างมีแบบแผน โดยหัวหน้างานจะต้องถ่ายทอดความรู้ เทคนิค ตลอดจนทัศนคติและแนวคิดเกี่ยวกับงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา โดยผ่านการฝึกปฏิบัติจริง ณ สถานที่ทำงาน       2. การฝึกอบรมนอกงาน (Off the Job Training) เป็นการชี้แนะฝึกอบรม ถ่ายทอดความรู้ เทคนิค ทัศนคติเกี่ยวกับงาน โดยจัดนอกสถานที่ทำงาน วิธีการของหัวหน้างานในการฝึกอบรมในงาน(OJT) 1. หัวหน้างานควรกำหนดเวลาว่างของตนเอง เพื่อเตรียมงานที่จะมอบหมายให้พนักงานไปปฏิบัติ และควรมีเวลาที่แน่นอนสำหรับให้พนักงานเข้าพบเพื่อขอคำปรึกษาด้วย 2. งานที่มอบหมายให้พนักงานทำนั้น หัวหน้างานควรได้รู้และปฏิบัติงานนั้นแล้วทุกขั้นตอน และเมื่อมอบหมายงานให้พนักงาน ควรชี้ให้เห็นถึงเป้าหมายในการทำงาน วิธีการทำงาน และมาตรฐานของงานอย่างชัดเจน 3. การติดต่อสื่อสารกับพนักงานควรทำด้วยความจริงใจ รับฟังปัญหาของพนักงานเพื่อการชี้แนะอย่างถูกต้อง อย่าทำตนเป็นคนที่มีงานยุ่งมากจนพนักงานไม่กล้าเข้าขอคำปรึกษา 4. การมอบหมายงานแก่พนักงานผู้ใด หัวหน้างานควรต้องทราบขีดความสามารถของพนักงานผู้นั้นก่อน และมอบหมายงานให้ตรงกับระดับความสามารถของพนักงาน 5. เมื่อพนักงานเข้ามาขอคำปรึกษา หัวหน้าควรใช้เป็นโอกาสให้พนักงานทำความเข้าใจกับวัตถุประสงค์ของงาน และคิดตัดสินใจแก้ปัญหาด้วยตนเอง แทนที่หัวหน้างานจะเป็นผู้ให้คำตอบโดยตรงซึ่งพนักงานก็ไม่เข้าใจว่าคำตอบนั้นได้มาอย่างไร 6. เป้าหมายในการทำงานนั้นหัวหน้างานต้องเน้นเป้าหมายทั้ง 3 ด้าน ทั้งในด้านคุณภาพ (Quality) กำหนดการส่งมอบ (Delivery) และต้นทุน (Cost) เพื่อให้พนักงานมองปัญหาอย่างรอบด้านด้วย 7. ในระหว่างที่พนักงานปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย หัวหน้างานควรมีส่วนช่วยชี้แนะทีละจุด เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างถูกต้อง และไม่เกิดความเสียหาย หากหัวหน้างานปล่อยให้พนักงานคิดเองทำเองทั้งหมด โอกาสที่จะผิดพลาดย่อมมีมาก 8. หัวหน้างานควรมีตารางควบคุมการทำงานประจำวัน และการตรวจสอบการปฏิบัติงานที่ดี เพื่อจะได้สามารถสนับสนุนและนำสอนงานแก่พนักงานได้ในเวลาที่เหมาะสม ในบางกรณี หัวหน้างานควรมีส่วนช่วยพนักงานในการขจัดปัญหาที่ขัดขวางการปฏิบัติงานของพนักงานด้วย 9. หัวหน้างานควรทำตนเหมือนหัวหน้าทีม ที่ต้องดึงความสามารถของลูกทีมแต่ละคนมาใช้ประโยชน์ให้เต็มที่ และประสานงานในทีมให้มุ่งสู่ความสำเร็จให้ได้ 10. ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่สำคัญ ควรมีการจดบันทึกรวบรวมเป็นเอกสาร และมีการปรับปรุงพัฒนาตลอดเวลา เพื่อเป็นเครื่องมือในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้เรียนรู้ โดยอย่าให้ความรู้นั้นหายไปกับพนักงานที่ต้องโยกย้าย หรือเปลี่ยนงานไป การสร้างความรู้สึกให้พนักงานอยากทำงาน 1. หัวหน้างาน ไม่ควรยึดติดกับประสบการณ์ของตนเพียงอย่างเดียว แต่ควรหมั่นศึกษาเรียนรู้เทคนิคใหม่ ๆ และรับฟังความเห็นของพนักงานด้วย 2. ในการประชุมร่วมกับพนักงาน หัวหน้างานควรให้โอกาสทุกคนแสดงความเห็นร่วมกันก่อนหาข้อยุติ โดยไม่ควรถือสิทธิ หรือใช้อำนาจสั่งการแบบเผด็จการ 3. หมั่นส่งเสริมพนักงานให้มีการศึกษาเพิ่มเติมอยู่เสมอ อย่าจำกัดความคิดอยู่ในวงแคบ 4. หน้าที่ของหัวหน้างานคื อ ให้พนักงานได้ทำงานที่ท้าทายต่อความสามารถ 5. กระตุ้นพนักงานให้มุ่งผลิตสินค้าที่เป็นหนึ่งในโลกและเป็นที่นิยมใช้อันดับหนึ่งของโลกด้วย 6. สร้างโอกาสให้พนักงานได้พัฒนาตนเองเป็นผู้มีฝีมือในระดับชาติและระดับโลก 7. รู้จักข้อเด่นและข้อด้อยของพนักงาน โดยพยายามนำข้อเด่นมาใช้ประโยชน์ให้เต็มที่ 8. การประสานงานกับพนักงาน ควรใช้หลักการรายงาน (Report) การติดต่อพูดจา (Communication) และการปรึกษาหารือ (Discussion) เพื่อมุ่งต่อการร่วมกันตัดสินใจ 9. ฝึกฝนตนเองให้มีแนวคิดในทางบวกและมองโลกในแง่ดี 10. อย่ากีดกันพนักงานด้วยการบอกว่า งานนี้ไม่ใช่เรื่องของคุณ เพราะจะทำให้พนักงานเสียใจ หมดกำลังใจที่จะเรียนรู้ 11. ให้พนักงานได้มีโอกาสเสนอผลงานในที่ประชุม เพื่อสร้างความมั่นใจและภาคภูมิใจแก่พนักงาน แต่ก่อนที่จะเสนอผลงานควรได้ฝึกฝนพนักงาน ช่วยชี้แนะการเตรียมการ และระหว่างการเสนอผลงานหากมีคำถามที่พนักงานไม่อาจชี้แจงได้หัวหน้างานควรเข้าช่วยในการตอบคำถามหรืออธิบายแทน 12. พัฒนาพนักงานในการแก้ปัญหา โดยใช้หลัก P D C A (Plan Do Check Action) 13. อย่าแก้ไขปัญหาโดยยึดติดกับสถานภาพของตน แต่ให้มองประโยชน์ขององค์กรเป็นหลัก 14. จัดให้มีช่วงหยุดพักงาน และมีกิจกรรมที่ผ่อนคลายเครียดร่วมกันบ้าง เพื่อการเริ่มต้นใหม่ที่กระปรี้กระเปร่า