IT กับระบบบริหารคุณภาพ

ระบบ ISO9001 เป็นอุปสรรคต่อการพัฒนาด้านสารสนเทศ หรือไม่ อย่างไร

ทุกวันนี้หลายองค์กรมีการบริหารจัดการโดยใช้ระบบสารสนเทศต่าง ๆ เข้ามาเกี่ยวข้อง การควบคุมเอกสารถูกเปลี่ยนรูปแบบไปใช้ระบบอิเล็คโทรนิคส์หรือสารสนเทศต่าง ๆ คำถามที่เกิดขึ้นอย่างแพร่หลายคือ สามารถดำเนินการได้หรือไม่ ในเมื่อระบบการควบคุมเอกสารต้องมีขั้นตอนส่วนประกอบในการเก็บหลักฐานค่อนข้างมาก เช่น แจกจ่ายอย่างไร, ควบคุมการ Update ของเอกสารอย่างไร, เอกสารล้าสมัยทำอย่างไร ????  ซึ่งหลาย ๆ องค์กรเข้าใจว่า ระบบการควบคุมเอกสาร ควรใช้แบบเดิม ๆ เป็นหลักเพื่อป้องกันปัญหาต่างๆ จากการตรวจสอบของ CB ซึ่งถือเป็นความเข้าใจที่ล้าหลังและไม่ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มกับองค์กรแต่อย่างใด QMR หลาย ๆ ท่านยังคงยึดติด และคำตอบที่ได้รับจากการสอบถาม คือ อย่างเสี่ยงดีกว่า อาจจะผิดข้อกำหนดได้ ส่งผลให้องค์กรเล็ก ๆ ตัดปัญหาด้วยการใช้ระบบแบบเดิม ซึ่งค่อนข้างล่าช้า, กระบวนการมาก, ตรวจสอบนาน ที่สำคัญคือ กระบวนการควบคุมเอกสารแบบเดิม ๆ ก่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรกระดาษอย่าง มหาศาล กระดาษเป็นรีม ๆ ถูกพิมพ์เพื่อใช้ในกระบวนการดังกล่าว ค่ากระดาษ, ค่าหมึก, ค่าเสียเวลา สารพัดสารพันที่สูญเสียไปกับกระบวนการนี้               ในสภาวะปัจจุบัน หลาย ๆ ประเทศ หลาย ๆ องค์กรเริ่มตื่นตัวในการรณรงค์เรื่องของสิ่งแวดล้อม และการลดโลกร้อนต่าง ๆ เริ่มหาแนวทางในการลดความสูญเปล่า และใช้ทรัพยากรอย่างประหยัดที่สุด ประกอบกับในปัจจุบันระบบสารสนเทศได้รับการพัฒนามากขึ้น ระบบการติดต่อสื่อสารแบบไร้พรมแดนสามารถทำได้อย่างง่ายดาย องค์กรขนาดใหญ่เริ่มนำระบบ IT เข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการทำงานมากขึ้น กว่า 10 ปีที่ผ่านมาระบบ IT ถูกนำเข้าสู่กระบวนการผลิตและกระบวนการตรวจสอบต่าง ๆ อย่างต่อเนื่อง   โดยที่ระบบการบริหารหรือจัดการงานยังคงเป็นรูปแบบเดิม ๆ      แต่...ปัจจุบัน...ไม่เป็นเช่นนั้นอีกแล้ว   มันถูกเปลี่ยนแปลงไปโดยสิ้นเชิง           องค์กรระดับแนวหน้าใช้กลยุทธ์ทางด้าน  IT ในการบริหารจัดการงานอย่างเป็นระบบ   หลังผ่านการกลั่นกรองอย่างดี    ซึ่งได้รับการยืนยันจากสถาบันระดับประเทศเป็นที่เรียบร้อยแล้วว่า การบริหารจัดการดังกล่าว สามารถดำเนินการได้โดยไม่ขัดต่อระบบมาตรฐานใด ๆ ตรงกันข้ามกลับส่งผลให้กระบวนการมีประสิทธิภาพประสิทธิผลเพิ่มขึ้นกว่าเดิม เข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่อย่างง่ายดาย, สะดวก, สบาย, รวดเร็ว, ทราบความผิดปกติหรือปัญหาได้ Real Time ,ลดความสูญเสียต่าง ๆ เช่น ลดกระดาษ, ลดงาน, ลดเวลา เพิ่มโอกาสทางด้านธุรกิจอีกมากมาย  แม้แต่ Social Network ในปัจจุบันก็สร้างความสะดวกรวดเร็วทางด้านธุรกิจได้อย่างมาก ลงทุนน้อยหรือแทบไม่ลงทุนเลย แต่ใช้ประโยชน์ได้หลากหลายรูปแบบ        ลองดูครับว่าองค์กรท่านจะใช้ประโยชน์อะไรกับระบบหรือโปรแกรม หรือ Application ต่าง ๆ เหล่านี้ได้บ้าง ซึ่งมีให้เลือกใช้ทั้งแบบฟรีและมีค่าใช้จ่าย ตัวอย่างดังนี้ 1)      Network ทั่วไปภายในองค์กร เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร Share File ซึ่งทุกองค์กรน่าจะมีระบบอยู่แล้ว ซึ่งระบบปกติทั่วไปนั้นสามารถปรับปรุงและนำมาใช้ในกระบวนการควบคุมเอกสารได้ 2)      ระบบการควบคุมเอกสารสำเร็จรูป ซึ่งมีขายอยู่ทั่วไปในปัจจุบัน สามารถนำมาใช้งานได้ทันที ข้อดีคือ ตรงวัตถุประสงค์ การบริหารจัดการเป็นระบบ และตรงตามต้องการ ข้อเสียคือ ค่าใช้จ่ายสูงมาก ปัจจุบันประมาณ 3- 5 แสนบาท 3)      ระบบ Work Flow เป็นระบบสำหรับการอนุมัติโดยตรง ลักษณะเป็นการส่งเอกสารจากไหนไปไหน ลำดับขั้นเป็นอย่างไร ใครเป็นผู้ออกเอกสาร ออกแล้วไปหาใครเป็นผู้ตรวจสอบ และใครเป็นผู้อนุมัติ ข้อดีคือ สามารถส่งอนุมัติแบบเฉพาะเจาะจงและเป็นรูปแบบสากลได้ ง่ายต่อการสอบกลับและตรวจสอบสถานะในปัจจุบัน ข้อเสียคือ มีค่าใช้จ่ายพอสมควร, เสียเวลาในการเขียนหรือปรับปรุงโปรแกรมให้เข้ากับองค์กร, ไม่ยืดหยุ่น 4)      ระบบเมลล์ต่างๆ  ซึ่งปัจจุบันหลายบริษัทใช้เมลล์เป็นหลักฐานในการอนุมัติ แทนการใช้ระบบ IT แบบ Work Flow  ลักษณะเป็นการขออนุมัติผ่านเมลล์ ข้อดีคือไม่เสียเงินเพิ่มสำหรับโปรแกรมเฉพาะ และดำเนินการได้ทันที สะดวก รวดเร็ว ลดกระดาษ ข้อเสียคือ อาจไม่เหมาะสำหรับการอนุมัติทางด้านการเงิน หรือหลักฐานทางบัญชี, ถ้าไม่กำหนดลักษณะให้ชัดเจนจะสืบค้นยากและเปลืองพื้นที่จัดเก็บเมลล์ 5)      Website เป็นเครื่องมือหนึ่งในการโฆษณาประชาสัมพันธ์ธุรกิจของท่าน ซึ่งก่อนหน้านี้องค์กรทั่วไปไม่ค่อยให้ความสำคัญนักแต่ปัจจุบันถือเป็นการประชาสัมพันธ์ที่สำคัญยิ่งขององค์กร มีทั้งแบบเสียเงินและไม่เสียเงินให้เลือกใช้ สามารถใส่ข้อมูลได้ตามที่ต้องการ ทุกเรื่องที่ต้องการประชาสัมพันธ์และสร้างให้คนทั่วไปได้รู้จักกับองค์กรของท่านในแง่มุมต่าง ๆ ที่น่าสนใจ Application on iOS/Android บนมือถือที่สามารถปรับใช้กับธุรกิจได้ (เฉพาะที่ใช้บ่อย) 6)      Skype เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสารประเภทหนึ่ง ซึ่งมีทั้งแบบฟรีและแบบเสียเงิน สื่อสารได้ข้ามประเทศ สะดวกรวดเร็วและสามารถพูดคุยเห็นหน้าผ่านโปรแกรมได้โดยตรง ใช้ได้ง่ายและเป็นที่นิยมในหมู่นักธุรกิจทั่วไป ใช้ได้ทั้งบนมือถือและคอมพิวเตอร์ 7)      Line / Whatsapp เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสารประเภทหนึ่ง เป็นการส่งข้อความย่อย โดยอาจกำหนดเป็นกลุ่ม โดยแยกกลุ่มย่อยได้ เช่น กลุ่มของแผนก/ฝ่าย, กลุ่มลูกค้าต่าง ๆ ข้อดีคือ ติดต่อสื่อสารได้สะดวกรวดเร็ว และไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม 8)      Viber/Tango เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสารประเภทหนึ่ง ข้อดีคือ สามารถโทรหากันได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย ข้อเสียคือ อาจมีสัญญาณขาดหายในบางช่วงถ้าอยู่ในมุมอับสัญญาณ 9)      Voxer เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสารประเภทหนึ่ง ลักษณะเหมือนวอล์คกี้ ทอล์คกี้ ใช้กดที่โทรศัพท์และพูดข้อความสั้น ๆ ส่งไปหาอีกฝ่าย ข้อดีคือติดต่อได้ไม่เสียค่าใช้จ่าย ข้อเสียคือ โต้ตอบไม่ได้ในทันที และพูดยาว ๆ ไม่ค่อยดี 10)   Facebook เป็นเครื่องมือหนึ่งในการโฆษณาประชาสัมพันธ์ธุรกิจของท่านให้เป็นที่รู้จักนอกเหนือจากเว็ปไซต์ 11)   Camcard ช่วยการจัดเก็บข้อมูลนามบัตรให้ง่ายขึ้น โดยเพียงสแกนนามบัตรผ่านแอพนี้ จะแปลงนามบัตรเป็นข้อมูลจัดเก็บเข้า Contact โดยอัติโนมัติ โดยที่รูปแบบนามบัตรก็ยังคงอยู่ มีทั้งแบบฟรีและแบบเสียเงิน 12)   DocScanner/ Camscanner/ Genius Scan/ JotNot ช่วยในการสแกนเอกสารต่าง ๆ ผ่านแอพ ซึ่งจะมีความชัดเจนมากกว่าการถ่ายด้วยกล้องธรรมดา อย่างไรก็ดีความชัดเจนของแต่ละแอพยังคงแตกต่างกันต้องลองทดสอบดู ซึ่งมีทั้งแบบฟรีและเสียเงิน 13)   iCloud/ SkyDrive/ Dropbox/ Box ลักษณะเป็นพื้นที่ว่างสำหรับจัดเก็บข้อมูลซึ่งมีความจุแตกต่างกันมีทั้งแบบฟรีและแบบเสียเงิน ข้อดีคือสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ตลอดเวลาจากที่ต่าง ๆ (ต้องต่อ Internet ได้จึงจะเข้าถึงได้) สะดวกรวดเร็วและเป็นที่นิยมอย่างมาก ข้อเสียคือ บางท่านยังกังวลกับระบบรักษาความปลอดภัยสำหรับข้อมูลที่ Sensitive มาก ๆ  14)   iFax/ Fax Print ช่วยในการส่ง Fax ผ่านมือถือ ซึ่งปัจจุบันไม่ค่อยเป็นที่นิยมเนื่องจากส่วนใหญ่จะใช้เมลล์ในการสื่อสาร จะใช้เฉพาะกับบางธุรกิจที่ยังคงใช้เครื่อง Fax อยู่เท่านั้น 15) Docstogo/ Evernote สำหรับการจัดเก็บไฟล์เอกสารและสามารถ Sync กันระหว่าง Computer และมือถือได้ 16) LogMeIn/ TeamViewer สำหรับการเข้าถึงหน้าจอคอมพิวเตอร์ของท่านจากบนมือถือ ลักษณะเดียวกันกับการ Remote Desktop ระยะไกล แต่ใช้งานง่ายใช้ได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และบนมือถือ มีทั้งแบบฟรีและเสียค่าใช้จ่าย                คร่าว ๆ พอหอมปากหอมคอแค่นี้ก่อนนะครับ เพราะบทความนี้มิใช่บทความโฆษณาแอพพลิเคชั่นหรือโปรแกรมต่าง ๆ ที่นำเสนอใส่ไว้เผื่อเป็นประโยชน์เป็นข้อมูลเบื้องต้นสำหรับผู้ที่สนใจแต่ยังไม่เคยศึกษา (ซึ่งน่าจะมีอยู่น้อยมาก)  โดยจะเน้นเฉพาะที่ใช้งานได้จริงและเสียค่าใช้จ่ายน้อยเท่านั้น ซึ่งส่วนใหญ่ทุกท่านก็น่าจะคุ้นเคยกันอยู่แล้ว  อย่าหาว่าผมเอามะพร้าวห้าวมาขายสวนเลยครับ  ลองเลือกใช้ให้เหมาะสมกับองค์กรและธุรกิจเพื่อให้เกิดการปรับปรุงและพัฒนาให้ทันกับโลกยุคปัจจุบัน    โลกเปลี่ยนไปแล้ว องค์กรท่านยังย่ำเท้าอยู่กับที่หรือไม่??  มีการปรับปรุงพัฒนามากน้อยเพียงใดในช่วงขวบปีที่ผ่านมา??  ยังคงยึดติดกับวิธีการบริหารงานแบบเดิม ๆ โดยฝังหัวไว้ตลอดเวลาว่าเป็นวิธีการที่ดีที่สุดอีกหรือไม่??           อย่าเอามาตรฐานการบริหารจัดการต่าง ๆ มาเป็นข้อแม้หรือข้ออ้างในการที่ท่านจะย่ำเท้าอยู่กับที่ อย่าชะล่าใจอีกต่อไปเพราะเวลาเดินเร็วกว่าที่ท่านคิด โลกทุกวันนี้เพียงท่านไม่เดินไปข้างหน้า นั่นก็คือการถอยหลังเรียบร้อยแล้วครับ